Le règlement intérieur est l'un des documents obligatoires de la gestion des ressources humaines dès lors que l'entreprise emploie au minimum 50 salariés. En revanche, il n'est que facultatif (mais recommandé) pour les entreprises de moins de 50 salariés. - Article écrit par Christophe Duboin-Bidet
QU'EST-CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR : DÉFINITION
Le règlement intérieur est un document officiel établi par l'employeur dans lequel sont définis les droits et obligations des employés. Ce document doit être respecté par l'ensemble des collaborateurs. Il fixe les règles dans les domaines suivants : l'hygiène, la sécurité, et la discipline. L'employeur a pour obligation de rédiger le règlement intérieur dans une langue comprise par l'ensemble de l'équipe afin que le message soit bien transmis.
Il est obligatoire pour toute entreprise du secteur privé ou public, employant au minimum 50 salariés sur 12 mois consécutifs (Loi Pacte, Janvier 2020). En cas d'absence de règlement intérieur lors d'un contrôle, l'employeur peut écoper d'une amende de 750€ ; amende qui peut augmenter si l'entreprise ne fait pas suite à l'obligation.
Il permet d'avoir un processus uniforme pour l'ensemble des employés, favorisant la performance, et permettant de prévoir les risques liés au domaine d'activité grâce à différents dispositifs de sécurité.
POURQUOI RÉDIGER UN RÈGLEMENT INTÉRIEUR ?
En tant que chef d'entreprise de moins de 50 salariés, pourquoi devriez-vous porter une attention particulière à la rédaction d'un règlement intérieur personnalisé ? Tout d'abord parce que cela vous permet d'informer vos salariés sur les règles de conduite à suivre, de prévoir des sanctions en cas de non-respect, d'en prévoir les conséquences, etc.
Si vous souhaitez mettre de la rigueur dans vos processus et les faire respecter par l'ensemble des salariés sur le lieu de travail, il vous faut les annoncer préalablement ! En effet, beaucoup de dirigeants sont dépassés par des collaborateurs qui ne respectent pas certaines règles de conduite au travail, et malheureusement ce sont les mêmes patrons qui n'ont pas pris le temps en amont de les identifier et de les recenser dans le règlement intérieur.
Le fait de concrétiser les obligations des employés sur le papier permet :
D'informer les salariés sur les mesures à respecter,
De prévoir d'éventuelles sanctions,
De renseigner les conséquences en cas de non-respect de celles-ci.
CONTENU DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
De manière générale, le règlement intérieur traite de ces grands thèmes de l'entreprise :
La réglementation relative à la discipline (respect des horaires de travail, sanctions),
Les règles en matière d'hygiène (prise des repas, fumer sur le lieu de travail, propreté des locaux etc.) et de sécurité avec précision des instructions et protocoles à suivre (exemple : port des équipements de sécurité, préciser lequel et dans quelle application),
Des dispositions relatives aux droits de défense des salariés (la procédure disciplinaire légale et celle relative à la convention collective),
Des dispositions relatives au harcèlement moral ou sexuel (obligatoire depuis 2016),
La réglementation concernant les agissements sexistes,
Le principe de neutralité (politique et religieuse),
Les sanctions : blâme, avertissement, mise à pied, mutation disciplinaire, rétrogradation et licenciement disciplinaire.
Toutes ces clauses doivent préciser leur champ d'application et chaque règle de conduite doit être composée de sa nature et de la sanction applicable en cas de non-respect.
N.B. : Tout règlement intérieur doit respecter le principe de proportionnalité. L'employeur doit pouvoir justifier chaque mesure renseignée dans le règlement intérieur par un motif de protection des salariés et dont le but unique est l'accomplissement d'une tâche professionnelle. Si ces mesures ne sont pas raisonnées, justifiables par les proportions de la tâche à accomplir, elles sont considérées comme une clause illégale*.
MISE EN PLACE DU RÈGLEMENT
Pour que le règlement soit considéré comme applicable aux yeux de la Loi, l'employeur doit respecter un certain protocole. Le document doit passer sous le contrôle de plusieurs entités afin d'en vérifier sa validité.
Ecriture du projet de règlement avec d'éventuelles dispositions spéciales pour certains services,
Soumettre le projet à l'avis du Comité Social et Économique (CSE), s'il existe
Vérification de la validité du règlement par l'inspecteur du travail. N.B. : Il faudra lui soumettre 2 exemplaires du règlement intérieur ainsi que l'avis des représentants du personnel. Celui-ci pourra exiger à l'employeur de modifier, retirer, ou ajouter tout ou partie du règlement s'il juge que certaines clauses ne respectent pas les prescriptions du code de travail.
Dépôt de 2 exemplaires du projet au secrétariat-greffe des prud'hommes (référents à l'entreprise). C'est "l'obligation de dépôt".
Le règlement intérieur prendra effet dans le périmètre d'application défini. Il y a un délai d'un mois à respecter entre les dernières formalités de dépôt et de publicité et sa date d'entrée en vigueur.
Afficher le règlement dans l'établissement de sorte à ce que chaque employé concerné par ce document soit en capacité de le lire (permanent). C'est "l'obligation de publicité". N.B. : Le règlement intérieur sera considéré comme valide aux yeux de la loi et pourra être diffusé au sein de l'entreprise uniquement après la validation de l'inspection du travail et le dépôt au greffe du conseil de prud'hommes.
MISE À JOUR DU RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le règlement intérieur n'est pas figé dans le temps. Il ne faudra pas oublier de le mettre à jour régulièrement avec l'apparition de nouvelles problématiques liées aux thèmes abordés dans le règlement (ex : accident de travail→ mise à jour du règlement). Dans le cas précis de mise à jour du règlement intérieur, il faudra suivre le même processus de mise en œuvre que lors de sa création : soumettre le projet aux représentants du personnel, validation par l'inspecteur du travail, dépôt et affichage. Les notes de service sont soumises au même régime.
Suite à un litige, l'inspecteur du travail ou le juge peut exiger à l'employeur de modifier, retirer une partie de son règlement, si certaines clauses ne respectent pas les prescriptions du code du travail ou que celles-ci soient définies comme illégales.
*Les clauses illégales :
Les clauses restrictives de liberté,
Les clauses discriminatoires,
Les sanctions pécuniaires,
Les clauses relatives au contrat de travail,
Les clauses prohibées par la convention collective et contraires à la Loi.